הגדרות התראות
בלשונית הזו קובעים אילו התראות יוצגו על מסמכים, ומה מידת החשיבות של כל אחת. ההתראות נבדקות בסוף עיבוד המסמך ובכל שמירה שלו.
הגדרה כללית והגדרה לספק
יש הגדרה בסיסית ("כל הספקים") שאי אפשר להשבית, ואפשר להוסיף הגדרה לכל ספק. הגדרה של ספק גוברת על ההגדרה הבסיסית.
סטטוס של כל התראה
| סטטוס | מה קורה |
|---|---|
| לא פעיל | ההתראה לא נבדקת. |
| פעיל | ההתראה מוצגת לידיעה. |
| קריטי | ההתראה מודגשת. כשלוחצים שמור ופרסם, המשתמש מתבקש לאשר שהוא ממשיך למרות ההתראות הקריטיות. |
אפשר לסמן כל התראה כטופלה, ואז היא לא תופיע שוב באותו מסמך.
סוגי ההתראות
| התראה | מתי היא מופיעה | ברירת מחדל |
|---|---|---|
| מסמך כפול | כבר קיים מסמך דומה, לפי מספר אסמכתא, ספק, תאריך וסכום. אפשר לבחור לבדוק מסמכי רכש, תנועות יומן, או את שניהם. | קריטי |
| סכום חורג מהממוצע | הסכום גבוה או נמוך מהממוצע של המסמכים הקודמים של הספק באחוז שהוגדר. מגדירים תקופה (חודשים או מספר מסמכים), אחוז חריגה למטה ולמעלה, ומספר מינימלי של מסמכים לבדיקה. | פעיל: 6 חודשים, 20%, לפחות 3 מסמכים |
| גיל המסמך | תאריך המסמך ישן מיותר מ-N חודשים. | פעיל, 6 חודשים |
| סכום חורג מהמקסימום | הסכום לפני מע"מ גבוה מהסכום שהוגדר. | לא פעיל |
| כמות מסמכים | מאותו ספק התקבלו החודש יותר מסמכים מהמספר שהוגדר. | לא פעיל |
| לא נמצאה חברה | פרטי הלקוח במסמך לא תואמים לאף חברה בארגון. | לא פעיל |
| נמצאה חברה נוספת | המסמך שייך לחברה אחרת בארגון. בהתראה יש קישור להעברת המסמך לחברה הנכונה. | קריטי |
| ניכוי מס במקור | לספק יש ניכוי מס במקור. אפשר להגביל את ההתראה לפי סטטוס התשלום. | קריטי |
| קבצים מצורפים לרישום | למסמך מצורפים קבצים (PDF או Word) שאפשר לרשום. | פעיל |
| סטייה מתנאי התשלום | תאריך הערך במסמך שונה ממה שנובע מתנאי התשלום של הספק. אפשר לבחור תשלום מוקדם, מאוחר, או שניהם. | לא פעיל |
| סטיית שער החליפין | שער החליפין במסמך שונה משער המערכת באחוז שהוגדר. | לא פעיל |
| אי התאמת שער חליפין | שער החליפין שונה משער המערכת, בכל הפרש שהוא. | קריטי |
| הספק נבחר לפי השם | הספק זוהה רק לפי השם, ולא לפי מספר עוסק. | פעיל |
| מסמך חוזר | התראה חיובית: מסמך בסכום דומה מאותו ספק הגיע בתדירות הצפויה. מגדירים סובלנות בסכום ותדירות בחודשים. | פעיל |
בנוסף, יש התראה קבועה שאי אפשר לכבות: מסמך הבסיס כבר לא פתוח.