פרטי חברה
בחלק העליון של מסך החברה נמצאים הפרטים הבסיסיים שלה: שם, מספר עוסק, חיבור להנהלת החשבונות והגדרות הדיווח למע"מ. רק משתמש עם גישה להגדרות יכול לערוך אותם.

פרטים כלליים
| שדה | הסבר |
|---|---|
| שם ארגון | הארגון שהחברה שייכת לו. לקריאה בלבד. |
| פעיל | חברה לא פעילה לא מקבלת מסמכים, לא מסתנכרנת עם הנהלת החשבונות ולא מופיעה ברשימות. |
| שם | שם החברה. חובה. המערכת משווה אותו לשם הלקוח שמופיע במסמכים, כדי לזהות לאיזו חברה המסמך שייך. |
| שם לועזי | שם החברה באנגלית. חובה. משמש לאותו זיהוי. |
| ח.פ | מספר העוסק של החברה. חובה. משמש לזיהוי החברה מול הנהלת החשבונות ולזיהוי המסמכים ששייכים לה. |
כדאי שהשם, השם הלועזי והח.פ יהיו זהים למה שכתוב בחשבוניות שהספקים שולחים. כך המערכת תזהה נכון את החברה.
חיבור להנהלת החשבונות
| שדה | הסבר |
|---|---|
| מזהה סביבה | הסביבה שהחברה מחוברת אליה. הסביבה קובעת עם איזו מערכת הנהלת חשבונות עובדים (SAP, Priority וכו'). אם יש לארגון סביבה אחת בלבד, היא נבחרת אוטומטית. |
| שם בסיס נתונים | שם בסיס הנתונים של החברה במערכת הנהלת החשבונות. חובה. |
| האם סנכרון נתונים פעיל | מפעיל את הסנכרון של נתוני הנהלת החשבונות (ספקים, פריטים, חשבונות, הזמנות וכו'). |
| טבלת מטבעות | טבלת שערי החליפין, למסמכים במטבע זר שלא מופיע בהם שער. |
שימו לב: אם משנים את שם בסיס הנתונים או את הח.פ בחברה שכבר מסונכרנת, מופיעה אזהרה. סנכרון מול בסיס נתונים אחר עלול לגרום לאובדן נתונים.
דיווח למע"מ
| שדה | הסבר |
|---|---|
| סוג דיווח מע"מ | חודשי (ברירת מחדל), דו חודשי, או לא מתבצע דיווח. |
| יום דיווח למע"מ שגרתי | היום בחודש שעד אליו מגישים בדרך כלל את דוח המע"מ. ברירת המחדל היא 15. השדה לא מוצג כשנבחר לא מתבצע דיווח. |
מה השדות האלה עושים
לפי שני השדות, המערכת יודעת אילו תקופות מע"מ כבר נסגרו:
- דיווח חודשי: עד יום הדיווח, החודש הקודם עדיין פתוח. אחרי יום הדיווח, הוא נחשב סגור.
- דוגמה, כשיום הדיווח הוא ה-15: ב-10.4 אפשר לרשום מ-1.3. ב-20.4 אפשר לרשום רק מ-1.4.
- דיווח דו חודשי: אותו עיקרון, לפי תקופות של חודשיים.
חשוב: ההגדרה הזו משפיעה על מסמכים רק אם בהגדרות תאריכים נבחרה האפשרות בהתאם לתאריך דיווח למע"מ. במקרה כזה, מסמך שהתאריך שלו נופל בתקופה סגורה יקבל את היום הראשון של התקופה הפתוחה. בברירת המחדל של חברה חדשה, התאריכים נלקחים מהחשבונית, ולכן הגדרות המע"מ לא משפיעות עד שמשנים את זה.
חתימה דיגיטלית
| שדה | הסבר |
|---|---|
| חתימה על מסמכים מעובדים | מסמכי רכש נחתמים דיגיטלית כשהם נרשמים. קובצי PDF בלבד. |
| חתימה על מסמכים חשבונאיים | חשבוניות, זיכויים ותנועות יומן שמקושרים לרשומה בהנהלת החשבונות נחתמים דיגיטלית. קובצי PDF בלבד. |
| משתמש חותם 1 / 2 | מוצגים כשאחת מאפשרויות החתימה מסומנת. אפשר לבחור רק משתמשים שיש להם חתימה דיגיטלית. בחותם 1 אפשר לבחור גם יוצר: המשתמש שיצר את המסמך. |
מודולים
כל מודול מופיע רק אם הוא כלול ברישיון של הארגון.
| שדה | הסבר |
|---|---|
| גישה למסמכי רכש | מפעיל את עיבוד מסמכי הרכש: תיבת הדואר הנכנס, הטיפול במסמכים והרישום. |
| גישה למסמכי הנהלת חשבונות | מפעיל את קישור המסמכים לרשומות בהנהלת החשבונות. |
| גישה לארכיון מסמכים | מפעיל את תיקיות הארכיון. |
בזמן יצירת חברה חדשה: ערוץ הזנה ברירת מחדל
החלק הזה מופיע רק כשיוצרים חברה חדשה:
| שדה | הסבר |
|---|---|
| צור ערוץ הזנה ברירת מחדל | כשמסומן, נוצר אוטומטית ערוץ הזנה שדרכו אפשר לשלוח מסמכים במייל. |
| משתמש אחראי | המשתמש שיקבל התראה אם תהיה שגיאה בקריאת מסמכים. |
| קידומת מייל | החלק שלפני ה-@ בכתובת המייל של הערוץ. עד 20 תווים, והיא חייבת להיות ייחודית. |
| שם תיקיית FTP | שם התיקייה לקליטת מסמכים ב-FTP. מתמלא אוטומטית לפי קידומת המייל. |
כשנוצרת חברה חדשה, נוצרים איתה גם תיקיית מסמכי רכש והגדרות ברירת מחדל בכל הלשוניות.