פריטים ואיך המערכת מזהה אותם
כשסוג הרישום הוא מסמך פריט, המערכת מנסה לזהות לכל שורה בחשבונית את הפריט המתאים ב-SAP. המאמר מסביר איך הזיהוי עובד, ומה אפשר לעשות כדי שהוא יהיה מדויק יותר.
במסמך שירות אין פריטים. בו יש רק קוד חשבון ותיאור לכל שורה.
מה המערכת קוראת מכל שורה
| נתון | מה הוא |
|---|---|
| קוד פריט | המק"ט הראשי של הספק, כפי שמופיע בחשבונית. |
| מספר ברקוד | ברקוד מספרי, בין 8 ל-14 ספרות. |
| מק"ט ספק-לקוח | מספר קטלוגי נוסף, אם יש בחשבונית. |
| מספר סידורי | אם מופיע. |
| תיאור פריט | שם הפריט, כפי שמופיע בחשבונית. |
סדר הזיהוי
המערכת בודקת לפי הסדר הזה, ועוצרת בהתאמה הראשונה:
| # | מה נבדק | הסבר |
|---|---|---|
| 1 | פריט קבוע | אם בהגדרות ברירת מחדל של הספק (במצב קבוע) הוגדר פריט שורה קבוע, הוא נכנס לכל השורות. |
| 2 | תיקון ידני קודם | אם בעבר בחרת ידנית פריט לאותו קוד, או לאותו תיאור, אצל אותו ספק, המערכת זוכרת את הבחירה. ראו המערכת לומדת בהמשך. |
| 3 | מק"ט הספק ב-SAP | מיפוי בין הקוד של הספק לבין הפריט שלכם, כפי שמוגדר ב-SAP במספרי הקטלוג של הספקים. |
| 4 | כרטיס הפריט ב-SAP | השוואה לפי הסדר: קוד הפריט, ברקוד, מק"ט ספק, מספר סידורי, ובסוף שם הפריט. המערכת מחפשת גם אם הקוד מופיע בתוך התיאור. |
| 5 | מסמכים קודמים | אם בכל המסמכים הקודמים של הספק שימש אותו פריט, הוא נבחר. רק אם בניתוח מסמכי עבר ההגדרה פריט היא השלמה אוטומטית. |
| 6 | מסמך בסיס | אם השורה מקושרת לשורה בהזמנה או בתעודת משלוח, הפריט נלקח משם. |
אם אף בדיקה לא מצאה התאמה, השורה נשארת בלי פריט, ובוחרים אותו ידנית.
חשוב:
- המערכת בוחרת פריט רק כשיש התאמה אחת בדיוק. אם שני פריטים מתאימים, למשל שניהם עם אותו ברקוד, היא לא בוחרת אף אחד מהם.
- המערכת מתאימה רק פריטים פעילים.
המערכת לומדת
כשבוחרים או מתקנים פריט בשורה ושומרים, המערכת זוכרת: הקוד הזה, אצל הספק הזה, הוא הפריט הזה. בפעם הבאה שהקוד יופיע בחשבונית של הספק, הפריט ייבחר אוטומטית.
מה נשמר: הנתון הראשון שיש בשורה, לפי הסדר: קוד פריט, ברקוד, מק"ט ספק, מספר סידורי, תיאור.
- אי אפשר לראות או למחוק את מה שהמערכת למדה. אם נשמר פריט לא נכון, בוחרים את הפריט הנכון במסמך הבא של אותו ספק ושומרים. הבחירה האחרונה היא שקובעת.
- המערכת לא לומדת בלי ספק, או כשסוג הרישום הוא לא מסמך פריט.
איך משפרים את הזיהוי
| מצב | מה עושים |
|---|---|
| הספק משתמש במק"טים משלו | מגדירים ב-SAP את מספרי הקטלוג של הספק. אחרי הסנכרון, הזיהוי יהיה אוטומטי. |
| בחשבונית יש ברקוד | מוודאים שהברקוד רשום בכרטיס הפריט ב-SAP. |
| הספק תמיד מוכר אותו פריט | מגדירים פריט שורה קבוע בהגדרות ברירת מחדל. |
| הקוד לא נקרא נכון | מוסיפים הוראה בהגדרות חילוץ לשדה קוד פריט. למשל: "קוד הפריט הוא המספר שבעמודה 'מק"ט', ולא בעמודה 'ברקוד'". |
| כל השאר | פשוט מתקנים ידנית. אחרי כמה פעמים, המערכת תזהה לבד. |
בחירת פריט ידנית
📷 [צילום מסך: רשימת בחירת פריט עם הקבוצות "קודי פריט מוצעים" ו"פריטים אחרים"]
בעמודה פריט בשורה:
- חיפוש לפי קוד, שם, ברקוד או מק"ט ספק.
- קודי פריט מוצעים: פריטים ששימשו במסמכים קודמים של הספק. באייקון ⓘ רואים כמה פעמים כל אחד שימש, ומתי לאחרונה.
- ⟳ סנכרן כעת (בכותרת העמודה): מושך מ-SAP פריטים חדשים, ואז מנסה לזהות מחדש את השורה. מתאים כשהפריט נפתח ב-SAP לפני רגע.
מהתמונה: אפשר גם ללחוץ על הקוד או על התיאור בתמונת המסמך, ולבחור פריט. המערכת תחפש את הפריט לפי מה שסימנת.
מה מתמלא אוטומטית כשנבחר פריט
| שדה | מאיפה |
|---|---|
| תיאור | לפי מקור תיאור פריט בהגדרות התנהגות: ממסמך (התיאור מהחשבונית) או מבסיס נתונים (שם הפריט ב-SAP). כשמחליפים פריט ידנית, ההגדרה התנהגות תיאור פריט קובעת אם התיאור יוחלף. |
| קוד חשבון | חשבון ברירת המחדל של הפריט ב-SAP, לפי המחסן, קבוצת הפריט או כרטיס הפריט. ערך קבוע בהגדרות ברירת המחדל, או מסמכים קודמים, גוברים עליו. |
| מחסן | מחסן ברירת המחדל של הפריט. ערך קבוע בהגדרות ברירת המחדל גובר עליו. |
| קוד מע"מ | לפי הפריט, הספק או החשבון. למשל, 0% לפריט פטור. |
מחיר מחירון
אם בהגדרות רישום חשבונאי מסומן השווה מחירי מחירונים, המערכת משווה את המחיר בשורה למחירון של הספק ב-SAP. אם יש הפרש, השורה מסומנת: "אי התאמה למחיר מחירון". כדי לראות את מחיר המחירון בטבלת השורות, בוחרים באייקון העין הצג מחיר מחירון.
מחירים אחרונים: בתפריט של השורה. מציג את המחירים ששולמו על הפריט, מהספק הזה או מכל הספקים.
פריט כשדה חובה
בהגדרות שדות חובה, בהגדרה דרוש פריט, אפשר לקבוע שכל שורה במסמך פריט חייבת פריט. אם שורה בלי פריט, תופיע ההודעה: "שדה קוד פריט הוא חובה."