ספק כללי
ספק כללי הוא כרטיס ספק אחד ב-SAP שאליו רושמים מסמכים של ספקים חד-פעמיים, או של ספקים שאין להם כרטיס משלהם. למשל: קניות קטנות, מסעדות, חניות, או ספקים מזדמנים. במקום לפתוח כרטיס לכל ספק כזה, כל המסמכים נרשמים על הספק הכללי, ובכל מסמך נשמרים הח.פ והשם של הספק האמיתי.
הגדרה
ב-SAP, פותחים כרטיס ספק כללי, אם עוד אין. למשל "ספקים שונים".
- ב-Vito, בהגדרות החברה, נכנסים ללשונית הגדרות רישום חשבונאי.
- יוצרים הגדרה חדשה, ובוחרים בספק את הספק הכללי.
- מסמנים ספק כללי.
- אפשר גם להזין סכום מקסימלי לספק כללי. ריק = בלי הגבלה.
- שומרים.
אפשר להגדיר יותר מספק כללי אחד בחברה.
במסמך
כשבוחרים במסמך את הספק הכללי, בכותרת מופיעים שני שדות נוספים:
| שדה | הסבר |
|---|---|
| ח.פ. מותאם | הח.פ של הספק האמיתי, כפי שמופיע בחשבונית. |
| שם ספק מותאם | השם של הספק האמיתי. |
שני השדות חובה. בלי אחד מהם אי אפשר לרשום את המסמך.
אפשר למלא אותם גם בלחיצה על הערך בתמונת המסמך, ובחירה של ח.פ או שם ספק.
ברישום
המסמך נרשם ב-SAP על כרטיס הספק הכללי, עם השם והח.פ של הספק האמיתי. כך בדוחות ב-SAP רואים את הספק האמיתי, ולא רק "ספקים שונים".
אם הוגדר סכום מקסימלי, ומסמך עובר אותו, תופיע ההודעה: "סה"כ כולל מע"מ צריך להיות שווה או קטן מ-... בהתאם לכלל הרישום החשבונאי". לספק שחוזר הרבה, כדאי לשקול לפתוח כרטיס ספק משלו.
זיהוי אוטומטי
המערכת מזהה ספק לפי הסדר הזה: ח.פ, שם, טלפון, מייל. הספק הכללי נבדק רק בסוף, כשלא נמצא ספק אחר.
מתי המערכת בוחרת את הספק הכללי לבד: אם כבר נרשם ב-SAP מסמך על הספק הכללי, עם אותו ח.פ או אותו שם. כלומר, בפעם הראשונה בוחרים את הספק הכללי ידנית. מהפעם הבאה, מסמכים מאותו ספק מזוהים אוטומטית, והשדות ח.פ. מותאם ושם ספק מותאם מתמלאים.
הגדרות נוספות לספק הכללי
להגדרת הרישום של הספק הכללי חלות כל האפשרויות הרגילות: סוגי מסמכים מותרים, שדות חובה, תאריכים ועוד. בנוסף, אפשר ליצור לו הגדרות ברירת מחדל משלו. למשל: קוד חשבון קבוע להוצאות שונות, או סטטוס תשלום: שולם בכרטיס אשראי מסוים.
טיפים
- ספק שחוזר כל חודש עדיף שיהיה לו כרטיס ספק משלו. כך יש לו היסטוריה, המלצות והתראות.
- הסכום המקסימלי עוזר למנוע מצב שבו הוצאה גדולה נרשמת בטעות על הספק הכללי.