מסמכי הנהלת חשבונות
כאן מקשרים מסמכים לרשומות ב-SAP. למשל: מצרפים את תעודת המשלוח הסרוקה לתעודת המשלוח ב-SAP, או את החוזה לכרטיס הספק. אחר כך אפשר לפתוח את המסמך ישירות מתוך SAP.
מתי זה מופיע: כשהמודול כלול ברישיון הארגון, מופעל בחברה (גישה למסמכי הנהלת חשבונות), ומופעל למשתמש. אילו סוגי רשומות אפשר לקשר נקבע בלשונית ישויות.
חיפוש רשומה ומסמכים
אין כאן עץ תיקיות קבוע. לחיצה על "מסמכי הנהלת חשבונות" מעבירה לחיפוש:
- במסנן בוחרים סוג מסמך, כלומר סוג הישות, ואז את הרשומה.
- הרשומה נפתחת בעץ, תחת תוצאות חיפוש.
- אם לרשומה יש ישויות מקושרות, הן מופיעות מתחתיה, ואפשר להפעיל הצג ישויות מקושרות.
- בתוך רשומה, חיפוש פנימי מחפש רק במסמכים שלה.
מצב דוח ("סינון")
כפתור סינון מוסיף אפשרויות:
- מתאריך / עד תאריך: לפי תאריך המסמך.
- תאריך הרשומה: טווח תאריכים לפי תאריך הרשומה ב-SAP.
- נוצר על ידי משתמש.
- מצב הצגת מסמכים:
- עם מסמכים מצורפים
- ללא מסמכים מצורפים: שימושי כדי לבדוק, למשל, אילו חשבוניות עוד לא נסרקו.
קישור מסמך לרשומה
| דרך | איך |
|---|---|
| העלאה | הוסף מסמך, בוחרים מסמכי הנהלת חשבונות, ואז סוג מסמך ורשומה. אם כבר נמצאים בתוך רשומה, היא נבחרת אוטומטית. |
| ברקודים | המערכת מפצלת קובץ סרוק ומקשרת כל חלק לרשומה שלו. ראו הגדרות ברקודים. |
| גרירה | גוררים מסמך אל הרשומה בעץ. |
| העברה / העתקה | העבר או העתק, ובוחרים את הרשומה. |
| מתוך SAP | הכפתור צרף מסמכים בחלון הרשומה ב-SAP. ראו בהמשך. |
עבודה מתוך SAP
כשהתוסף של BBDOC מותקן ב-SAP, בחלונות של הרשומות מופיע כפתור ליד כפתור הביטול:
| כפתור | מתי |
|---|---|
| צרף מסמכים | עוד לא קושרו מסמכים לרשומה. |
| צפה במסמכים | יש מסמכים מקושרים. |
פס צבעוני מתחת לכפתור:
- אדום: יש מסמכים ברשומה עצמה.
- כחול: יש מסמכים ברשומה מקושרת.
לחיצה על הכפתור פותחת את BBDOC בדפדפן, ישר על הרשומה:
- אם אין לרשומה מסמכים, נפתח מיד חלון הוסף מסמך.
- אם הרשומה נוצרה ממסמך רכש של BBDOC , המסמך הזה נפתח.
בתפריט SAP יש גם Vito - ניהול מסמכים, ובו כניסה למערכת.
צירוף מסמכים לרשומה חדשה ב-SAP
אפשר לצרף מסמכים עוד לפני שהרשומה נשמרה ב-SAP:
- כשמוסיפים את הרשומה ב-SAP, המסמכים עוברים אליה אוטומטית.
- אם סוגרים את החלון בלי לשמור, SAP מזהיר שהמסמכים שצורפו יימחקו.
משתמשים בלי גישה למסמכי הנהלת חשבונות יכולים לצפות במסמכים מ-SAP, אבל לא להוסיף מסמכים.
חתימה דיגיטלית
אם בחברה מופעלת חתימה על מסמכים חשבונאיים, קובצי PDF שמקושרים לחשבוניות רכש, לזיכויים ולתנועות יומן נחתמים דיגיטלית. החותמים הם המשתמשים שהוגדרו בפרטי חברה.
⚠️ מחיקת מסמך מקושר היא סופית, כמו בארכיון.