ארכיון מסמכים
הארכיון מיועד לשמירת מסמכים בלי רישום חשבונאי. למשל: חוזים, אישורים, תעודות ומסמכי HR. אפשר לסדר אותם בתיקיות ובתיקיות משנה, לפי הצורך.
מתי הארכיון מופיע: כשהוא כלול ברישיון הארגון, מופעל בחברה (גישה לארכיון מסמכים), ומופעל למשתמש.
ניהול תיקיות
בתפריט תיקיות, תחת ארכיון מסמכים:
| פעולה | איך |
|---|---|
| יצירת תיקייה | בוחרים את תיקיית האב, לוחצים הוסף תיקיה, מקלידים שם ולוחצים Enter. |
| שינוי שם | לוחצים על התיקייה, ואז לוחצים עליה שוב. |
| העברה | גוררים את התיקייה אל תיקייה אחרת, או ביניהן כדי לשנות את הסדר. |
| מחיקה | בוחרים את התיקייה ולוחצים מחק תקיה, או גוררים אותה לאזור המחיקה. |
- אי אפשר למחוק תיקייה שיש בה מסמכים. גם תיקיות המשנה שלה נמחקות איתה.
- כדי ליצור, לשנות ולמחוק תיקיות צריך את ההרשאה ניהול תיקייה, בלשונית הרשאות גישה.
העלאה לארכיון
- נכנסים לתיקייה, ולוחצים הוסף מסמך.
- בוחרים ארכיון מסמכים, ואת התיקייה בהעלה אל.
- אפשר לשנות את שם הקובץ, ולהוסיף תגית או הערה.
- לוחצים העלה מסמכים.
אפשר גם לגרור קבצים ישירות לתיקייה.
עבודה עם המסמכים
- שם המסמך: לחיצה על השם שבכרטיס מאפשרת לשנות אותו.
- העברה בין תיקיות: גוררים את המסמך, או משתמשים בהעבר או העתק.
- חיפוש: בחיפוש יש גם אפשרות תוכן, שמחפשת בטקסט שבתוך המסמכים. אם לא נמצאה תוצאה, מופיע הקישור חיפוש לפי תוכן.
⚠️ מחיקת מסמך מהארכיון היא סופית. המסמך לא עובר ל"פריטים שנמחקו", ואי אפשר לשחזר אותו.