איך מאשרים מסמך

המאמר מיועד למשתמשים שמאשרים מסמכים: מנהלים, מנהלי כספים, או משתמשים שמוגדרים לאישור בלבד.

בתפריט התיקיות יש תיקייה בשם נוהל אישורים, ובה שלוש תיקיות:

תיקייה	מה יש בה
ממתין לאישור	מסמכים שנמצאים בתהליך אישור. העמודה ממתין ל מציגה באיזה שלב המסמך נמצא.
מאושר	מסמכים שאושרו. העמודה אישור אחרון בוצע על ידי מציגה מי אישר.
נדחה	מסמכים שנדחו. העמודה סיבת דחייה מציגה למה.

משתמש שמוגדר לאישור בלבד נכנס ישר לדוח אישורי מסמכים, בלי לעבור דרך מסך החברות.

לשונית	מה היא מציגה
ממתין לאישור שלי	המסמכים שמחכים לאישור שלך.
אישורים שאני יצרתי	מסמכים ששלחת לאישור.
מסמכים מאושרים שיצרתי / מסמכים דחויים שיצרתי	מה קרה למסמכים ששלחת לאישור.
אישורי עבר שלי	מסמכים שכבר אישרת או דחית.

סינון: לפי תאריכים, מסלול, עדיפות וכו'.

אישור של כמה מסמכים בבת אחת: מסמנים את המסמכים, ואז לוחצים אשר, דחה או בטל.

פותחים את המסמך. בחלק העליון של הטופס מוצג מצב האישור: באיזה מסלול ובאיזה שלב המסמך נמצא, ומתחת כפתורי הפעולה.

הכפתורים מופיעים רק למי שהוא מאשר בשלב הנוכחי.

לוחצים אשר.
אם צריך, בוחרים סיבה וכותבים הערת אישור. אם ההגדרות קובעות זאת, זה חובה.
מאשרים את הפעולה.

אחרי האישור:

אם אפשר לדחות בכמה דרכים, לכפתור דחה יש תפריט:

אפשרות	מה קורה
דחה צעד קודם	המסמך חוזר לשלב הקודם.
דחה צעד נוכחי	המסמך חוזר לשלב שבוחרים.
דחה לחלוטין	תהליך האישור מסתיים, והמסמך עובר לתיקייה נדחה.

בשלב הראשון, דחייה היא תמיד דחייה מוחלטת. בוחרים סיבה, ואפשר להוסיף הערת דחייה.

פעולה	מה היא עושה
בקש אישור נוסף	מוסיפה מאשר, לפנייך או אחרייך. אפשר לבחור משתמש, תפקיד או קבוצה.
עריכת תוכנית אישור פעילה	משנה את השלבים או המאשרים של התהליך.
שלח תזכורת למאשרים	שולחת תזכורת, עם הודעה, למי שהמסמך מחכה לו.
ביטול תוכנית אישור פעילה	מבטלת את תהליך האישור. רק מי ששלח את המסמך לאישור יכול לבטל.
ציר זמן של בקשת האישור	היסטוריית האישור: מי אישר או דחה, מתי ולמה.

זה תלוי בהגדרות הארגון (תכונות בנוהל האישורים). אם אין לך אפשרות לערוך, המסמך יוצג לקריאה בלבד. אותו דבר חל על הערות, תגיות וקבצים מצורפים.

אפשר לקבל התראה על מסמך שממתין לאישור שלך: במערכת, במייל או ב-SMS. זה תלוי בהגדרות הארגון. אפשר גם לקבל סיכום יומי של המסמכים שממתינים לך.

אם מאשר בחופשה או בחופשת מחלה, מנהל המערכת יכול להגדיר מאשר מחליף לתקופה מסוימת. בזמן הזה, המסמכים יגיעו למחליף.