התיקיות וסטטוסי המסמך

בתפריט תיקיות בצד המסך, מסמכי הרכש מחולקים לתיקיות לפי המצב שלהם. מסמך עובר בין התיקיות אוטומטית, לפי הפעולות שעושים בו.

תיקייה	מה יש בה
מסמכים נכנסים	מסמכים חדשים: בעיבוד, מוכנים לטיפול, או שנשמרו בלי רישום.
טיוטות	מסמכים שנשמרו כטיוטה.
נוהל אישורים	מופיעה רק כשמוגדר תהליך אישור. יש בה שלוש תיקיות: ממתין לאישור, מאושר ונדחה.
בתהליך רישום	מסמכים שנשלחו לרישום בהנהלת החשבונות, ועוד לא נרשמו.
מסמכים שטופלו	מסמכים שנרשמו בהנהלת החשבונות.
שגיאות	מסמכים שהרישום שלהם נכשל.
מיילים שטופלו	מיילים בלי מסמך, שסומנו כטופלו.
לא לטיפול	מסמכים שסומנו כלא רלוונטיים, או שהמערכת זיהתה שהם לא מסמכים חשבונאיים.
פריטים שנמחקו	מסמכים שנמחקו. אפשר לשחזר אותם משם.

ליד כל תיקייה מופיע מספר המסמכים שבה. בתיקיות מסמכים שטופלו ופריטים שנמחקו לא מוצג מספר. הרשימה מתעדכנת אוטומטית כל 20 שניות.

אם בהגדרות החברה מופעלות תיקיות משנה של תגיות, מתחת לתיקיות מופיעה תיקייה לכל תגית.

מסמכים נכנסים -> שמור ובצע רישום -> בתהליך רישום -> שגיאות (אם הרישום נכשל) / מסמכים שטופלו

פעולה	לאן המסמך עובר
שמור כטיוטה	טיוטות
שמור שינויים	נשאר במסמכים הנכנסים, בסטטוס משתמש נגע
שמור ובצע רישום	בתהליך רישום, ואחר כך מסמכים שטופלו או שגיאות
שלח לאישור	ממתין לאישור, ואחר כך מאושר או נדחה
סמן כלא לטיפול	לא לטיפול
סמן כטופל (מייל בלי מסמך)	מיילים שטופלו
מחק	פריטים שנמחקו
העבר למסמכים נכנסים	חזרה למסמכים הנכנסים, מ"לא לטיפול", מ"מיילים שטופלו" או מ"פריטים שנמחקו"

הסטטוס מופיע על המסמך ובמסך העריכה.

סטטוס	משמעות
ממתין	המסמך נקלט, ועוד לא התחיל עיבוד.
נקלט / הומר לטקסט / בתהליך	המערכת קוראת את המסמך.
מוכן להעלאה	העיבוד הסתיים, והמסמך מוכן לבדיקה ולרישום.
משתמש נגע	משתמש שמר שינויים במסמך.
בעיבוד ידני	המסמך נפתח לקליטה ידנית כבר בהעלאה.
טיוטה	נשמר כטיוטה.
ממתין להעלאה	נשלח לרישום, וממתין שהרישום יתבצע.
נרשם בספרים	נרשם בהנהלת החשבונות.
תקלה בעת רישום בספרים	הרישום נכשל. המסמך נמצא בתיקייה שגיאות.
תיעוד נכשל / המרה לטקסט נכשלה / עיבוד נכשל	הייתה בעיה בקריאת המסמך.
לא לטיפול / טופל / נמחק	לפי התיקייה שהמסמך נמצא בה.

סטטוס אישור, כשמוגדר תהליך אישור: האישור טרם החל, ממתין לאישור, אושר, נדחה או בוטל.

תיקייה	מתי היא מופיעה
ארכיון מסמכים	כשמודול הארכיון פעיל. בארכיון אפשר ליצור תיקיות משנה, לשנות את השם שלהן ולסדר אותן.
מסמכי הנהלת חשבונות	כשהקישור למסמכי הנהלת חשבונות פעיל.