מסך עריכת המסמך

כשפותחים מסמך מהרשימה, נפתח מסך העריכה. בצד אחד מוצגת תמונת המסמך, ובצד השני טופס הרישום החשבונאי.

החלק העליון

כותרת: סוג המסמך ומספרו, למשל "חשבונית - 12345". מתחתיה מופיעים שם הספק והח.פ שלו.
ניווט: החיצים סביב מסמך X מתוך Y עוברים למסמך הבא או הקודם בתיקייה. אם יש שינויים שלא נשמרו, המערכת תשאל לפני המעבר.
X סוגר את המסך וחוזר לרשימה.

תמונת המסמך

כפתורים מעל התמונה. כל כפתור מופיע רק כשיש מה להציג:

כפתור	מה הוא מציג
תצוגה מוקטנת	כל העמודים כתמונות קטנות.
קבצים מצורפים	הקבצים המצורפים למסמך.
תוכן מייל	המייל שהמסמך הגיע בו.
הערות	ההערה של המסמך, בצבע שלה.
תגיות	התגיות של המסמך.
מסמכים קודמים	מסמכים קודמים של אותו ספק.
תזכורת ספק	התזכורת שהוגדרה לספק.

סרגל התמונה: סיבוב, הגדלה והקטנה, מסך מלא ומעבר בין עמודים.

מילוי שדה בלחיצה על המסמך

אפשר למלא שדה בטופס ישירות מהתמונה:

לוחצים על מילה במסמך. אפשר גם לגרור מלבן כדי לבחור כמה מילים.
נפתח תפריט עם השדות: ספק, מספר מסמך, תאריכים, סכומים, נתוני שורה וכו'.
בוחרים שדה, והערך מועתק אליו.

טופס הרישום: כותרת המסמך

סוג רישום (בראש הטופס):

סוג רישום	מה הוא
מסמך פריט	מסמך עם פריטים, כמויות ומחירים.
מסמך שירות	מסמך בלי פריטים, לפי קוד חשבון.
תנועת יומן מלאה / מקוצרת	רישום כתנועת יומן, עם שורות חובה וזכות.

שינוי סוג הרישום בונה את הרישום מחדש.

השדות נפתחים לעריכה לפי הסדר: בהתחלה אפשר לערוך רק את הספק. אחריו נפתח סוג המסמך, ורק אחרי ששניהם מולאו נפתחים שאר השדות.

שדות הכותרת:

שדה	הסבר
ספק	חיפוש לפי קוד, שם או ח.פ. הכפתור ⟳ מסנכרן ספקים מהנהלת החשבונות. באייקון ⓘ רואים איך הספק זוהה.
סוג מסמך	חשבונית, זיכוי, תעודת משלוח, החזרה, הזמנה או חשבונית עסקה.
מספר מסמך	מספר המסמך אצל הספק.
תאריכים	תאריך אסמכתא, תאריך ערך, תאריך מס ותאריך דיווח למע"מ.
תנאי תשלום, קניין, פרויקט, תבנית	לפי הצורך.
מספר הקצאה	מופיע רק כשהמסמך צריך מספר הקצאה.
סוג מסמך בסיס / מסמך בסיס	קישור להזמנה או לתעודת משלוח. הסבר מלא במאמר עבודה עם מסמכי בסיס.
חשבונית שיריון	תיבת סימון. מופיעה בחשבונית מסוג מסמך פריט.

שורות המסמך

עמודות עיקריות: קוד פריט, תיאור פריט, קוד חשבון, כמות, מחיר, הנחה, סה"כ, מע"מ ופרויקט.

סרגל הכלים של השורות:

כפתור	מה הוא עושה
+	הוספת שורה.
הרחב / כווץ שורות	פותח את טבלת השורות לרוחב כל המסך.
עדכון שורות גורף	משנה שדה בכל השורות בבת אחת.
הצג שורה אחת / הצג שורות מקור	מרכז את כל השורות לשורה אחת, או מחזיר את השורות המקוריות.
התאמה	חלון ההתאמה למסמך בסיס.
עין	בחירת העמודות שיוצגו: מע"מ, הנחה, מטבע, פרויקט, מקדמי העמסה ועוד.
Excel	ייצוא השורות ל-Excel.

תפריט של שורה:

לשכפל
לפצל
להקצות: לפי תבנית העמסה.
מחירים אחרונים: מופיע כשבשורה יש פריט.

מחיקת שורה: אייקון הפח בסוף השורה.

סכומים ותשלום

בלוק הסכומים (מתחת לשורות):

סה"כ לפני מע"מ. חץ קטן ליד השדה פותח את פירוט ההנחה.
מע"מ.
מטבע ושער.
סה"כ כולל מע"מ. לידו יש כפתורים:
- תקן סכומים לפי סה"כ כולל מע"מ: מעדכן את הסכומים לפי הסה"כ.
- עיגול: מעגל את הסכום.

סטטוס תשלום:

האפשרויות: לא שולם, שולם, שולם ונרשם, מקדמה, חסימת תשלום.
כשבוחרים שולם, נפתחים גם שדות: תאריך תשלום, סוג תשלום, קוד חשבון תשלום וכו'.

הערות והערה ליומן נשלחות להנהלת החשבונות עם המסמך.

תנועת יומן

בתנועת יומן הטופס שונה:

בכותרת: אסמכתא 1–3, קוד לחתך, תאריכים, פרויקט ותבנית.
בשורות: לכל שורה יש סוג שורה (ספק או חשבון), חובה וזכות. בשורת סה"כ מופיע סכום החובה והזכות.
תנועת יומן צריכה לכלול לפחות 2 שורות, וסכום החובה צריך להיות שווה לסכום הזכות.

כפתורי השמירה

כפתור	מה הוא עושה	הסטטוס אחרי הפעולה
בטל	סוגר את המסך בלי לשמור.	ללא שינוי
עבד מחדש	מבטל את השינויים ובונה את הרישום מחדש, מהנתונים שחולצו.	ללא שינוי
שמור ובצע רישום	בודק את המסמך ושולח אותו לרישום בהנהלת החשבונות.	ממתין להעלאה, ואחר כך נרשם בספרים
שמור כטיוטה	שומר בלי לרשום.	טיוטה
שמור שינויים	שומר את השינויים בלי בדיקות.	משתמש נגע
שלח לאישור	מתחיל את תהליך האישור. מופיע כשמוגדר תהליך אישור.	ממתין לאישור

מה ההבדל בין "טיוטה" ל"משתמש נגע"? שניהם שומרים את העבודה שלך. טיוטה מעבירה את המסמך לתיקייה טיוטות. משתמש נגע משאיר אותו במסמכים הנכנסים, ומסמן שנעשו בו שינויים. כך העיבוד האוטומטי לא ידרוס אותם.

אחרי השמירה נפתח אוטומטית המסמך הבא בתיקייה.

הודעות נפוצות בשמירה

הודעה	מה לעשות
"המסמך צריך לכלול לפחות שורה אחת"	להוסיף שורה.
"שדה ... הוא חובה"	למלא את השדה. אילו שדות הם חובה נקבע בהגדרות שדות חובה.
"קיים הבדל בין הסה"כ לסה"כ השורות"	לתקן את השורות, או ללחוץ תקן סכומים לפי סה"כ כולל מע"מ.
"מספר ההקצאה הוא שדה חובה"	להזין מספר הקצאה בן 9 ספרות.
"קיימת אי התאמה בין נתוני שורת המסמך לבין נתוני השורה במסמך הבסיס"	לתקן את השורה, או לסמן סמן כטופל.
"יש לך כמה התראות קריטיות, האם ברצונך להמשיך?"	לבדוק את ההתראות, ואז ללחוץ המשך או בטל.

פעולות נוספות (בפאנל הצד)

קבוצה	פעולות
פעולות	עזרה עם מסמך זה, הורד, הדפס, שתף, צרף קובץ, שכפל, מחק
סיווג	הוסף הערה, הגדרות תזכורת ספק, הוסף תגית
הגדרות	הגדרות רישום חשבונאי, ברירת מחדל, חילוץ, התראות ואישורים לספק של המסמך
עריכה	חיתוך, פיצול מסמך
ארגון	העבר, העתק, העבר לחברה אחרת, סמן כלא לטיפול