עבודה עם מסמכי בסיס

עבודה עם מסמכי בסיס

מסמך בסיס הוא המסמך שהחשבונית או תעודת המשלוח מתבססות עליו, בדרך כלל הזמנת רכש או תעודת משלוח במערכת הנהלת החשבונות. הקישור מאפשר לבדוק שהמחירים והכמויות מתאימים להזמנה, וברישום החשבונית ההזמנה מתעדכנת בהנהלת החשבונות.

כדי לעבוד עם מסמכי בסיס, בהגדרות התנהגות צריך לבחור השתמש במסמכי בסיס והשווה או השתמש במסמכי בסיס והחלף.

אילו מסמכים יכולים להיות מסמכי בסיס

המערכת מציגה רק מסמכים של אותו ספק, שמאושרים ופתוחים ויש בהם לפחות שורה פתוחה אחת.

השדות במסך העריכה

ליד השדה מסמך בסיס יש כפתור סנכרן כעת. הוא מעדכן את רשימת המסמכים מהנהלת החשבונות.

קישור אוטומטי

בזמן עיבוד המסמך, המערכת מנסה לקשר אותו לבד:

1. לפי מספר: היא מחפשת מסמך בסיס שמספר המסמך או האסמכתא שלו שווים למספר שנקרא מהחשבונית.
2. לפי השורות: היא מתאימה כל שורה בחשבונית לשורה פתוחה במסמך הבסיס, לפי פריט, כמות פתוחה ומחיר. צריכה להיות התאמה בשניים מהם לפחות.
3. אם כל השורות קושרו לאותו מסמך בסיס, שדה מסמך בסיס בכותרת מתמלא.

בחירה ידנית

1. בוחרים סוג מסמך בסיס.
2. בוחרים מסמך בסיס מהרשימה.

מה שקורה אחר כך תלוי בהגדרות ההתנהגות:

• השתמש והשווה: המערכת מתאימה את השורות למסמך שנבחר, ומציגה כמה שורות הותאמו.
• השתמש והחלף: כל שורות המסמך מוחלפות בשורות של מסמך הבסיס.

אחרי הבחירה, ליד השדה מופיע תפריט: החלף הכל, התאמה אוטומטית, התאמה ידנית וצפה במסמך.

חלון התאמת מסמך בסיס

כפתור התאמה מעל שורות המסמך פותח חלון עם שתי טבלאות: שורות מסמך ושורות בסיס.

פעולות על שורות הבסיס:

פעולות על שורות המסמך:

שורות שמועתקות ממסמך הבסיס מקבלות את הכמות הפתוחה ואת הסכום הפתוח.

לוחצים שמור שינויים כדי לשמור. ביטול מחזיר את המסמך למצב שהיה לפני שפתחת את החלון.

סטטוס ההתאמה של כל שורה

אילו נתונים נבדקים נקבע בהגדרות רישום חשבונאי: מחיר, כמות, מטבע, שער ותיאור.

מה קורה כשיש אי התאמה

גם זה נקבע בהגדרות רישום חשבונאי, בשדה בהשוואת אי התאמה:

ביטול הקישור

• מוחקים את השדה מסמך בסיס, או משנים את סוג מסמך בסיס: הקישור מבוטל בכל השורות.
• בטל קישור בחלון ההתאמה: הקישור מבוטל רק בשורות שנבחרו.
• שינוי הפריט בשורה מבטל את הקישור של אותה שורה.

ברישום

המסמך נרשם בהנהלת החשבונות כמבוסס על מסמך הבסיס. ב-SAP, הכמות הפתוחה בהזמנה או בתעודת המשלוח מתעדכנת, ומסמך בסיס שנוצל במלואו נסגר.