ערוץ הזנה
ערוץ הזנה הוא הדרך שבה מסמכים נכנסים למערכת: בכתובת מייל ייעודית או בתיקיית FTP. לכל ערוץ יש תיקיית יעד, ואליה נכנסים המסמכים.
כתובת המייל של הערוץ
הכתובת בנויה מקידומת המייל ומהדומיין של המערכת: קידומת@[דומיין המערכת]. כל מייל שנשלח לכתובת הזו נקלט, והקבצים המצורפים אליו הופכים למסמכים.
מידע ערוץ הזנה
| שדה | הסבר |
|---|---|
| שם | חובה. |
| תיקיית יעד | תיקיית הרכש שאליה ייכנסו המסמכים. חובה. |
| פעיל | מיילים שנשלחים לערוץ לא פעיל לא נקלטים. |
| תיאור | טקסט חופשי. |
| נתב מיילים ללא קבצים מצורפים ל"לא לטיפול" | מייל בלי קובץ מצורף נכנס לתיקיית לא לטיפול, ולא לדואר הנכנס. |
| נתב אוטומטית פריטים שאינם מסמכים לתיקיית לא לטיפול | קבצים שהמערכת מזהה שהם לא מסמכים חשבונאיים, כמו פרסומות או מכתבים, עוברים ללא לטיפול. מופעל כברירת מחדל. |
| תייג מסמכים לפי שולח | מסמכים מהדומיינים שברשימה מקבלים תגית עם כתובת המייל של השולח. |
| דומיינים של שולחים לתיוג | הדומיינים לתיוג, עם ; ביניהם. למשל example.com;vendor.com. |
| נתב אוטומטית לחברה המתאימה | אם המסמך שייך לחברה אחרת בארגון (לפי ח.פ או שם הלקוח במסמך), הוא מועבר אליה אוטומטית. |
| פצל אימייל למסמכים נפרדים | כשבמייל יש כמה קובצי PDF או תמונות, כל קובץ הופך למסמך נפרד. כשהאפשרות כבויה, הקובץ הראשון הוא המסמך, ושאר הקבצים מצורפים אליו. |
| פיצול אוטומטי של קבצים מרובי מסמכים | קובץ שיש בו כמה מסמכים, למשל PDF עם כמה חשבוניות, מפוצל אוטומטית. מופעל כברירת מחדל. |
ערוצים נכנסים
| שדה | הסבר |
|---|---|
| קידומת מייל | החלק שלפני ה-@. חובה, עד 20 תווים, והיא חייבת להיות ייחודית. |
| הרשאות מייל | כולם: כל שולח. משתמשים בלבד: רק מכתובות של משתמשי הארגון. חסום: לא מקבלים מיילים. |
| כתובת מייל מקבלת | אם מעבירים מיילים מתיבת דואר קיימת של החברה, למשל invoices@company.co.il, מזינים אותה כאן. אפשר כמה כתובות עם ; ביניהן. |
| שם תיקיית FTP | שם התיקייה לקליטת מסמכים ב-FTP. |
שימו לב: שינוי של קידומת המייל משנה את כתובת הערוץ. צריך לעדכן את הספקים בכתובת החדשה.
הגדרות משתמש אחראי
| שדה | הסבר |
|---|---|
| משתמש אחראי | המשתמש שיקבל התראה כשיש שגיאה בקריאת מסמך. |
| שיטת התראה | לכל ערוץ (מייל או FTP) בוחרים: מייל, טלפון (SMS), הודעת חלון קופץ, או כלום. |
התראות לשולח
אפשר לשלוח לשולח מייל אחרי שהמסמך שלו נקלט בהצלחה, או אם הייתה שגיאה בקליטה.
איך מייל נקלט
- קבצים נתמכים: PDF, תמונות (JPG, PNG, TIFF, HEIC ועוד), Word, Excel, קבצי ZIP (נפתחים אוטומטית), והודעות מייל מצורפות (EML/MSG).
- קישורים: קובצי PDF שמקושרים בגוף המייל יורדים אוטומטית.
- תמונות קטנות כמו לוגו או חתימה במייל לא נקלטות.
- קבצים כפולים לא נקלטים פעמיים.
- גוף המייל נשמר כקובץ מצורף למסמך.
מחיקת ערוץ
אי אפשר למחוק ערוץ שכבר נקלטו דרכו מסמכים. אם לא רוצים יותר להשתמש בערוץ, מבטלים את הסימון פעיל.