תגיות
תגיות הן תוויות שמצמידים למסמכים כדי לסווג אותם, למצוא אותם מהר ולסנן אותם. למשל לפי פרויקט, לפי מחלקה, לפי שולח או לפי כל חלוקה שנוחה לכם. למסמך אחד אפשר להצמיד כמה תגיות.
כל חברה מנהלת רשימת תגיות משלה.
ניהול רשימת התגיות
את התגיות מנהלים בהגדרות החברה, בלשונית תגיות שבקבוצה ניתוב.
לכל תגית יש:
- שם: חובה, עד 100 תווים. אי אפשר ליצור שתי תגיות עם אותו שם באותה חברה.
- תיאור: לא חובה, עד 200 תווים.
אפשר להוסיף, לערוך ולמחוק תגיות ישירות בטבלה, ולחפש תגית בשורת החיפוש. השינויים נשמרים כשלוחצים על שמירה בהגדרות החברה.
שימו לב: מחיקת תגית מסירה אותה מכל המסמכים שהיא מוצמדת אליהם.
הגדרות בלשונית התגיות
| הגדרה | מה היא עושה |
|---|---|
| אפשר יצירת תגיות תוך כדי עבודה | משתמשים יכולים ליצור תגית חדשה ישירות מחלון התגיות של המסמך, בלי להיכנס להגדרות החברה. |
| תייג מסמכים שהועלו לפי משתמש | כל מסמך שמשתמש מעלה מקבל אוטומטית תגית עם כתובת המייל של המשתמש. |
| הצג כל תגית בנפרד | בכרטיס המסמך מוצגות עד 3 תגיות, כל אחת בנפרד. כשההגדרה כבויה, מוצג רק מספר התגיות, והשמות מופיעים כשעומדים עם העכבר. |
| הצג תיקיות משנה של תגיות בתיבת הדואר הנכנס ובטיוטות | מתחת לתיבת הדואר הנכנס ולטיוטות נוספת תיקייה לכל תגית. |
| הצג תיקיות משנה של תגיות בתהליך אישור | מתחת לתיקיות האישור נוספת תיקייה לכל תגית. |
| הצג תיקיות משנה של תגיות במסמכים שטופלו | מתחת לתיקיות המסמכים שטופלו נוספת תיקייה לכל תגית. |
הוספה והסרה של תגיות במסמך
- בוחרים מסמך אחד או כמה מסמכים.
- לוחצים על הוסף תגית. הפעולה נמצאת בתפריט הפעולות, בקבוצה סיווג, ובתפריט שנפתח בלחיצה ימנית.
- בחלון תגיות, בוחרים תגיות מהרשימה או מקלידים שם כדי לחפש.
- כדי להסיר תגית, לוחצים על ה-X שליד שם התגית.
- אם יצירת תגיות תוך כדי עבודה מופעלת, אפשר להקליד שם של תגית שעוד לא קיימת. היא תיווצר בשמירה.
- לוחצים על שמור.
אפשר לפתוח את חלון התגיות גם בלחיצה על התגיות שבכרטיס המסמך, או בכפתור תגיות במסך עריכת המסמך.
תגיות בזמן העלאה או סריקה
בחלון העלאת מסמך ובחלון הסריקה יש כפתור הוסף תגית. בעזרתו אפשר לתייג את המסמך כבר בזמן ההעלאה.
איפה רואים את התגיות
- כרטיס המסמך: התגיות מופיעות בנפרד או כמספר, לפי ההגדרה הצג כל תגית בנפרד.
- תצוגת טבלה: עמודת תגיות מופיעה כשלפחות למסמך אחד במסך יש תגיות. העמודה נכללת גם בייצוא ל-Excel.
חיפוש וסינון לפי תגיות
- במסנן החיפוש יש שדה תגיות, ואפשר לבחור בו תגית אחת או יותר. יוצגו המסמכים שיש להם לפחות אחת מהתגיות שנבחרו.
- בתיקיות המשנה של התגיות, אם הן מופעלות, כל תגית מופיעה כתיקייה בתפריט. לחיצה על התיקייה מציגה רק את המסמכים עם התגית הזו. תיקייה מופיעה רק אם יש בה מסמכים.
תיוג אוטומטי
כשההגדרה תייג מסמכים שהועלו לפי משתמש מופעלת, כל מסמך שמשתמש מעלה מקבל תגית עם כתובת המייל שלו.
תגיות בפעולות על מסמכים
- פיצול מסמך: החלק הראשון שומר על התגיות של המסמך המקורי. כדי שגם שאר החלקים יקבלו אותן, מסמנים בחלון הפיצול את האפשרות שמור את התגיות עבור כל המסמכים.
- איחוד מסמכים: המסמך המאוחד מקבל את התגיות של כל המסמכים שאוחדו.
- העברת מסמך לחברה אחרת: התגיות מוסרות, כי לכל חברה רשימת תגיות משלה. אם מוגדר תיוג לפי שולח, תגית השולח נוספת מחדש בחברה החדשה.
הרשאות
- ניהול רשימת התגיות בהגדרות החברה דורש הרשאת הגדרות. משתמשים בלי ההרשאה הזו יכולים רק ליצור תגיות חדשות מחלון התגיות, ורק אם ההגדרה אפשר יצירת תגיות תוך כדי עבודה מופעלת.
- הוספת תגיות למסמכים נקבעת לכל תיקייה בנפרד, בעמודה הוספת תגיות שבהרשאות הגישה של החברה. אם אין הרשאה, תופיע ההודעה "אין לך הרשאה להוסיף תגיות למסמך".
- במהלך תהליך אישור, האפשרות אפשר עריכת תגיות בהגדרות תהליך האישור קובעת אם המאשרים יכולים לשנות תגיות. אם היא כבויה, חלון התגיות נפתח לקריאה בלבד.