תחומי פעילות
תחום פעילות הוא סיווג פנימי של מסמכים לפי תחום בארגון. למשל: "תפעול", "שיווק", "פיתוח", או שם של סניף. בעיקר משתמשים בו כדי לנתב מסמכים לאישור, לפי התחום שהם שייכים אליו.
ניהול רשימת התחומים
הלשונית תחומי פעילות נמצאת במסך הארגון. הרשימה משותפת לכל החברות בארגון.
| שדה | הסבר |
|---|---|
| שם | חובה, עד 200 תווים. |
| תיאור | לא חובה, עד 200 תווים. |
אי אפשר למחוק תחום פעילות שכבר משויך למסמכים.
איך תחום הפעילות מופיע במסמך
את ההתנהגות של השדה במסמך קובעים לכל חברה, בלשונית הגדרות אישורים, בשדה מצב תחום פעילות. אפשר לקבוע אותה לכל הספקים, או לספק מסוים:
| מצב | מה קורה במסמך |
|---|---|
| לא פעיל | השדה תחום פעילות לא מוצג. |
| אופציונלי | השדה מוצג, ולא חובה למלא אותו. |
| חובה | חובה לבחור תחום פעילות לפני שמירה ורישום. |
| אוטומטי | השדה מתמלא אוטומטית בערך שנבחר בתחום פעילות ברירת מחדל. |
דוגמה: לכל המסמכים מספק החשמל מוגדר מצב אוטומטי, עם תחום פעילות "תפעול". למסמכים מכל שאר הספקים מוגדר מצב חובה, ומי שמטפל במסמך בוחר את התחום.
אם השדה הוא חובה ונשאר ריק, תופיע הודעה שהשדה הוא חובה.
השימוש בתהליך אישור
תחום הפעילות נשמר על המסמך, ואפשר להשתמש בו בנוהל האישורים:
- תנאי במסלול: למשל, מסמכים מתחום "שיווק" עוברים במסלול שבו מאשר מנהל השיווק.
- תפקיד לפי מיפוי: המאשר נקבע לפי תחום הפעילות של המסמך. כך אפשר מסלול אחד לכל התחומים, והמסמך מגיע אוטומטית למנהל הנכון.
חשוב לדעת
- תחום הפעילות משמש רק בתוך BBDOC, והוא לא נשלח להנהלת החשבונות. לסיווג שצריך להופיע ב-SAP משתמשים בשדות כמו פרויקט או מקדמי העמסה.
- כששכפלים מסמך, תחום הפעילות לא מועתק לעותק.