קבוצות הרשאה
קבוצת הרשאה מאגדת כמה משתמשים עם אותן הרשאות. במקום להגדיר גישה לכל משתמש בנפרד, מגדירים אותה פעם אחת לקבוצה, ומשייכים אליה את המשתמשים. למשל: "הנהלת חשבונות", "מנהלי מחלקות", "רכש".
הלשונית קבוצות הרשאה נמצאת במסך הארגון. כדי לערוך אותה צריך גישה להגדרות.
רשימת הקבוצות
בטבלה מופיעים שם, תיאור וחברות מורשות. כשלקבוצה יש גישה לכל החברות, מופיע כל החברות. לחיצה על שורה פותחת את הקבוצה, ו-+ יוצר קבוצה חדשה.
שדות
| שדה | הסבר |
|---|---|
| שם | שם הקבוצה. חובה, עד 100 תווים. |
| תיאור | תיאור חופשי, עד 200 תווים. |
| גישה לכל החברות | כל חברי הקבוצה מקבלים גישה לכל החברות בארגון. |
| חברות מורשות | אם לקבוצה אין גישה לכל החברות, בוחרים כאן לאילו חברות תהיה לחברי הקבוצה גישה. |
שיוך משתמשים לקבוצה
את השיוך עושים בכרטיס המשתמש, בלשונית משתמשים, בשדה קבוצת הרשאה. כל משתמש יכול להיות בקבוצה אחת בלבד.
מה הקבוצה נותנת למשתמשים
1. גישה לחברות
משתמש מקבל גישה לחברות שהוגדרו בכרטיס שלו, וגם לחברות שהוגדרו בקבוצה שלו. אם לו או לקבוצה שלו יש גישה לכל החברות, יש לו גישה לכולן.
דוגמה: בקבוצה "הנהלת חשבונות" מוגדרות חברות א' ו-ב'. בכרטיס של דנה, שחברה בקבוצה, מוגדרת גם חברה ג'. לדנה יש גישה לחברות א', ב' ו-ג'.
2. הרשאות לתיקיות
בלשונית הרשאות גישה של החברה אפשר ליצור כלל לקבוצה: למשל, לאפשר לה לצפות בתיקייה מסוימת, או לחסום לה את האפשרות למחוק. הכלל חל על כל חברי הקבוצה.
סדר העדיפויות:
- כלל שהוגדר למשתמש עצמו
- כלל לקבוצה שלו
- כלל לכל המשתמשים
כלומר, אפשר לחסום פעולה לכל הקבוצה, ולאפשר אותה למשתמש מסוים בתוכה.
3. תהליך אישור
אפשר להגדיר קבוצה כמאשרת בשלב של תהליך אישור. אז כל אחד מחברי הקבוצה יכול לאשר את המסמך. זה נוח כשכמה אנשים יכולים לאשר, למשל כל מנהלי הכספים.
מחיקת קבוצה
אי אפשר למחוק קבוצה כש:
- משתמשים משויכים אליה,
- היא מופיעה בכלל בלשונית הרשאות גישה, או
- היא מוגדרת בתהליך אישור.
קודם מסירים את השימושים האלה, ואחר כך מוחקים את הקבוצה.
טיפים
- כדאי לבנות קבוצות לפי תפקיד, ולא לפי אדם. כשעובד חדש מגיע, משייכים אותו לקבוצה, והוא מקבל מיד את כל ההרשאות הנכונות.
- הרשאות תפקודיות, כמו גישה להגדרות, סריקה, חתימה דיגיטלית וסוגי מסמכים, נקבעות בכרטיס המשתמש ולא בקבוצה.