משתמשים
הלשונית נמצאת במסך הארגון. בה מנהלים את המשתמשים ואת ההרשאות שלהם. רק משתמש עם גישה להגדרות יכול לפתוח אותה.
רשימת המשתמשים
בטבלה רואים שם, תפקיד, מייל, טלפון, קבוצת הרשאה, חברות מורשות וסטטוס. כשהתיבה הצג פעילים בלבד מסומנת, מוצגים רק משתמשים פעילים.
פרטי משתמש
| שדה | הסבר |
|---|---|
| שם | חובה. |
| תפקיד | טקסט חופשי. |
| קבוצת הרשאה | הקבוצה שהמשתמש שייך אליה. המשתמש מקבל את החברות וההרשאות של הקבוצה. |
| מייל | משמש גם כשם המשתמש לכניסה למערכת, לאימות דו-שלבי ולשליחת הודעת ברוך הבא. |
| טלפון | לאימות דו-שלבי ב-SMS ולהודעת ברוך הבא. |
הרשאות
| הרשאה | הסבר |
|---|---|
| גישה למסמכי רכש | גישה לתיקיות עיבוד מסמכי הרכש. |
| גישה למסמכי הנהלת חשבונות | גישה למסמכים שמקושרים לרשומות בהנהלת החשבונות. |
| גישה לארכיון מסמכים | גישה לתיקיות הארכיון. |
| אפשר סריקה | המשתמש יכול לסרוק מסמכים. |
| אפשר זיהוי ברקודים | המשתמש יכול להעלות מסמכים לזיהוי ברקוד. |
| גישה לחתימה דיגיטלית | המשתמש יכול לחתום דיגיטלית. בהרשאה הזו מזינים שם משתמש וסיסמה של ComSign, ובודקים אותם בכפתור בדוק פרטי גישה. |
| גישה להגדרות | המשתמש יכול לערוך הגדרות: חברות, משתמשים, קבוצות ועוד. משתמש עם הרשאה זו מקבל אוטומטית גישה לכל החברות. |
| גישה לכל החברות | גישה לכל החברות בארגון. |
| חברות מורשות | אם אין למשתמש גישה לכל החברות, בוחרים כאן לאילו חברות תהיה לו גישה. |
הרשאות הרכש, הנהלת החשבונות, הארכיון והברקודים מופיעות רק אם הן כלולות ברישיון של הארגון.
משתמש לאישור בלבד: משתמש שאין לו אף אחת מההרשאות רכש, הנהלת חשבונות, ארכיון והגדרות נחשב לאישור בלבד. הוא רואה רק את המסמכים שממתינים לאישור שלו.
קונים לפי חברה
אפשר להגדיר לכל משתמש קונה ברירת מחדל בכל חברה. כשהמשתמש מטפל במסמך של החברה, הקונה הזה נבחר ראשון, לפני הקונה מכרטיס הספק ולפני הגדרות ברירת המחדל.
יצירת משתמש וכניסה למערכת
- לוחצים על +, ממלאים את הפרטים ושומרים.
- נפתח המסך ניהול פרטי התחברות. שם המשתמש מתמלא לפי המייל, ונוצרת סיסמה אקראית. לוחצים על צור משתמש.
- אפשר לשלוח למשתמש הודעת ברוך הבא במייל או ב-SMS, עם פרטי הכניסה.
במסך ניהול פרטי התחברות
| שדה או כפתור | הסבר |
|---|---|
| פעיל | כאן מפעילים את המשתמש או משביתים אותו. |
| אימות דו-שלבי | ללא, מייל, SMS או אפליקציית אימות. |
| הגבלת כתובות IP | מאפשר כניסה רק מכתובות IP מסוימות, או פוטר כתובות מסוימות מאימות דו-שלבי. |
| סיסמה חדשה | יוצר סיסמה חדשה. |
| שחרר משתמש נעול | מופיע כשהמשתמש ננעל אחרי כמה ניסיונות כניסה שנכשלו. |
למסך הזה נכנסים מכרטיס המשתמש, בכפתור ניהול פרטי גישה.
השבתה ומחיקה
- השבתה: מבטלים את הסימון פעיל במסך ניהול פרטי ההתחברות. המשתמש לא יוכל להיכנס למערכת, אבל כל המידע שלו נשמר.
- מחיקה: מתפריט הפעולות. המשתמש נעלם מכל הרשימות.
- אי אפשר למחוק משתמש שמשויך לתהליכי אישור. במקום זאת, משביתים אותו.
- אי אפשר למחוק משתמש שמוגדר כחותם דיגיטלי של חברה, עד שמגדירים חותם אחר.
הגישה לתיקיות מסוימות נקבעת לכל חברה בנפרד, בלשונית הרשאות גישה.